策劃新品發(fā)布會(huì)的具體事項(xiàng) 廣州活動(dòng)策劃公司
一、發(fā)布會(huì)環(huán)節(jié)構(gòu)成
常見(jiàn)的環(huán)節(jié)可能有以下幾個(gè)部分：領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)場(chǎng)介紹、核心產(chǎn)品演講、嘉賓分享、啟動(dòng)儀式、圓桌討論和抽獎(jiǎng)環(huán)節(jié)等。根據(jù)整個(gè)發(fā)布會(huì)的規(guī)模、資源優(yōu)勢(shì)以及側(cè)重，一場(chǎng)發(fā)布會(huì)可以是由其中的一個(gè)或者某幾個(gè)環(huán)節(jié)構(gòu)成。
1、設(shè)置發(fā)布會(huì)環(huán)節(jié)注意事項(xiàng)
（1）最需要考慮的是如何巧妙地介紹自身產(chǎn)品；
（2）需要考慮發(fā)布會(huì)的亮點(diǎn)；
（3）發(fā)布會(huì)環(huán)節(jié)不宜過(guò)長(zhǎng)，環(huán)節(jié)需要有所側(cè)重。發(fā)布會(huì)整體時(shí)長(zhǎng)最好控制在4小時(shí)以內(nèi)，否則時(shí)間太長(zhǎng)，臺(tái)下觀眾的注意力也不會(huì)太集中，觀眾容易流失。而且時(shí)間太長(zhǎng)，主辦方需要考慮是否給參會(huì)人員供餐，從而增加發(fā)布會(huì)的復(fù)雜度和成本。在一些重要環(huán)節(jié)上，比如介紹新產(chǎn)品，可以設(shè)置較多時(shí)間，對(duì)于不太重要的環(huán)節(jié)，如開(kāi)場(chǎng)演講，10-15分鐘，點(diǎn)到為止即可。
最終，將發(fā)布會(huì)的環(huán)節(jié)確定后，制成一個(gè)發(fā)布會(huì)流程表。幾點(diǎn)幾分到幾點(diǎn)幾分，分別是什么環(huán)節(jié)。該表可以用于當(dāng)天的環(huán)節(jié)控制，也可以用于通知參會(huì)人員當(dāng)天活動(dòng)安排。
二、發(fā)布會(huì)嘉賓
發(fā)布會(huì)嘉賓的重要性不言而喻。如果一場(chǎng)發(fā)布會(huì)，有足夠重量的大咖出席，絕對(duì)可以令這場(chǎng)發(fā)布會(huì)增色不少。往往有很多參會(huì)觀眾，也是沖著活動(dòng)嘉賓的分享來(lái)的。
常見(jiàn)的發(fā)布會(huì)嘉賓可以分為兩種，一種是行業(yè)領(lǐng)袖，另一種是明星人物。行業(yè)領(lǐng)袖，一般也就是行業(yè)內(nèi)頂尖影響力的人物，這些嘉賓的分享，往往能提高發(fā)布會(huì)的層次和含金量。而明星人物的出席，則會(huì)非常大地提高發(fā)布會(huì)人氣。不過(guò)綜合成本與效果來(lái)看，一般請(qǐng)行業(yè)領(lǐng)袖，往往影響更聚焦，效果會(huì)更好。
挑選活動(dòng)嘉賓時(shí)，第一個(gè)要注意嘉賓本身的形象內(nèi)涵與此次發(fā)布會(huì)的整體搭配，從而達(dá)到相得益彰的效果。第二個(gè)，需要注意一次多邀請(qǐng)幾個(gè)備選嘉賓。因?yàn)橐淮伟l(fā)布會(huì)往往準(zhǔn)備時(shí)間較長(zhǎng)，不排除有的嘉賓因時(shí)間沖突，無(wú)法正常出席。所以一定要準(zhǔn)備好嘉賓備選方案。非常時(shí)機(jī)，男二號(hào)也是可以充當(dāng)男主角的。
三、發(fā)布會(huì)宣傳線
想讓發(fā)布會(huì)的影響力更大，宣傳工作尤為重要。按發(fā)布會(huì)宣傳節(jié)奏一般分為預(yù)熱期、舉辦期和延續(xù)期，基本上也就是會(huì)前、會(huì)中和會(huì)后環(huán)節(jié)。確立發(fā)布會(huì)宣傳的時(shí)候，我們首先要了解此次召開(kāi)發(fā)布會(huì)召開(kāi)的目的和背景，此次參會(huì)人員的特點(diǎn)和痛點(diǎn)，從而定下整體傳播策略，這個(gè)策略可以與發(fā)布會(huì)主題完全一致，也可以是在發(fā)布會(huì)主題基礎(chǔ)上做的一些延伸。
1、預(yù)熱期宣傳（發(fā)布會(huì)正式召開(kāi)的前一周）
所有的宣傳活動(dòng)，都分為線上宣傳、線下宣傳或者二者的結(jié)合。預(yù)熱期的宣傳也是這樣的，而為了達(dá)到四兩撥千斤的效果，預(yù)熱期更側(cè)重線上宣傳。常規(guī)的線上預(yù)熱宣傳包括創(chuàng)意H5宣傳、倒計(jì)時(shí)海報(bào)宣傳、病毒視頻宣傳、邀請(qǐng)函宣傳等方式。線下宣傳包括戶外廣告、樓宇廣告、報(bào)紙廣告等。
（1）創(chuàng)意H5宣傳：充滿創(chuàng)意的H5，永遠(yuǎn)是人們樂(lè)于分享和刷屏的經(jīng)典素材。而制作這類H5，難點(diǎn)就在于創(chuàng)意的展現(xiàn)。有時(shí)候一個(gè)H5做得好的話，整個(gè)預(yù)熱期就不需要做其他宣傳了；
（2）倒計(jì)時(shí)海報(bào)宣傳：近年來(lái)，倒計(jì)時(shí)海報(bào)宣傳，幾乎成了各個(gè)互聯(lián)網(wǎng)公司召開(kāi)發(fā)布會(huì)的宣傳標(biāo)配。無(wú)外乎倒計(jì)時(shí)海報(bào)具有吊人胃口，方便宣傳轉(zhuǎn)發(fā)，且成本低廉的特點(diǎn)；
（3）病毒視頻宣傳：正所謂“字不如表，表不如圖，圖不如視頻”，視頻內(nèi)容本身易于接受和理解的特點(diǎn)，往往能帶來(lái)更好的傳播效果。但是拍攝病毒視頻，往往也是需要較大成本和較長(zhǎng)的周期，不適合籌辦發(fā)布會(huì)的時(shí)間特別緊張的情況下使用。拍攝一則有創(chuàng)意的病毒視頻，比如走溫情路線，或者走搞笑路線等，表現(xiàn)優(yōu)秀的話，最后還能成為認(rèn)為網(wǎng)友討論的熱點(diǎn)話題；
（4）邀請(qǐng)函宣傳：一個(gè)新穎獨(dú)特的邀請(qǐng)函，往往也是一個(gè)宣傳亮點(diǎn)。因?yàn)檠?qǐng)函就是參會(huì)的門票，如果邀請(qǐng)函做得有趣，參會(huì)人員往往會(huì)在社交圈里秀出來(lái)；
（5）線下宣傳：常規(guī)的線下宣傳包括戶外廣告、樓宇廣告、報(bào)紙廣告等，但為了時(shí)效性和成本考慮，更多發(fā)布會(huì)主辦方一般會(huì)考慮用創(chuàng)意全版報(bào)紙廣告的形式進(jìn)行宣傳，一般選擇在發(fā)布會(huì)召開(kāi)城市的當(dāng)?shù)赜绊懥^大的報(bào)紙投放廣告。
2、舉辦期宣傳（發(fā)布會(huì)召開(kāi)前后三天進(jìn)行，包括發(fā)布召開(kāi)倒數(shù)第一天，發(fā)布會(huì)舉辦當(dāng)天和發(fā)布會(huì)結(jié)束后第一天。）
這個(gè)期間主要的宣傳側(cè)重點(diǎn)，就是流露部分發(fā)布會(huì)的重要看點(diǎn)內(nèi)容。因?yàn)橹坝辛祟A(yù)熱期的鋪墊，整個(gè)發(fā)布會(huì)的參會(huì)人數(shù)也有基本保證。舉辦期常見(jiàn)的宣傳方式有大咖站臺(tái)宣傳、視頻宣傳、直播宣傳等。
（1）大咖站臺(tái)宣傳:指的就是此次參會(huì)嘉賓，為發(fā)布會(huì)做出的站臺(tái)宣傳?？梢允呛?jiǎn)短的視頻的形式，也可以是創(chuàng)意人物海報(bào)的形式。在視頻中，常見(jiàn)的場(chǎng)景就是，某個(gè)大咖手持話筒，念出“我是XXX，我在xxx發(fā)布會(huì)等你”等類似宣傳文案。創(chuàng)意海報(bào)，則是選用大咖的高清照片，附帶一句邀請(qǐng)語(yǔ)，表示這些大咖也會(huì)參加此次發(fā)布會(huì)；
（2）視頻宣傳:指的是此次發(fā)布會(huì)中，有關(guān)新品介紹的視頻，可以提前在各個(gè)渠道進(jìn)行宣傳；
（3）直播宣傳:發(fā)布會(huì)的場(chǎng)地往往有限，但是直播卻能將發(fā)布會(huì)的影響范圍延伸擴(kuò)大，讓那些不能到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)的觀眾，也能同步欣賞發(fā)布會(huì)。直播宣傳包括視頻直播、音頻直播和互動(dòng)式直播。常見(jiàn)的視頻直播，也就是目前各大視頻網(wǎng)站的直播，如優(yōu)酷、愛(ài)奇藝、騰訊視頻等。音頻直播就是一些常見(jiàn)的在線電臺(tái)APP，如喜馬拉雅FM、蜻蜓FM等。以上這些直播基本是實(shí)時(shí)傳輸畫面或聲音，缺少互動(dòng)。因此近兩年，在發(fā)布會(huì)上進(jìn)行互動(dòng)式直播也悄然流行起來(lái)。常見(jiàn)的互動(dòng)式直播，就是主辦方邀請(qǐng)一群網(wǎng)紅，坐在發(fā)布會(huì)臺(tái)下，直播發(fā)布會(huì)動(dòng)態(tài)，并且實(shí)時(shí)與粉絲互動(dòng)交流，介紹發(fā)布會(huì)最新進(jìn)展。
3、延續(xù)期宣傳(在發(fā)布會(huì)結(jié)束后的一周內(nèi)繼續(xù)宣傳，主要進(jìn)行3方面的宣傳)
（1）宣傳發(fā)布會(huì)通稿，在各大媒體網(wǎng)站進(jìn)行宣傳；
（2）邀約一些KOL（意見(jiàn)領(lǐng)袖）進(jìn)行寫稿，分享對(duì)發(fā)布會(huì)的思考，俗稱KOL的軟廣；
（3）邀請(qǐng)一些記者報(bào)道，對(duì)公司或者負(fù)責(zé)人進(jìn)行專訪和深度報(bào)道，揭秘一些公司發(fā)布會(huì)背后的精彩內(nèi)容。
需要注意的是，發(fā)布會(huì)通稿往往是在發(fā)布會(huì)開(kāi)始前就準(zhǔn)備好的內(nèi)容，突出了此次活動(dòng)亮點(diǎn)以及一些嘉賓精彩發(fā)言，用于再次傳播發(fā)布會(huì)的精神內(nèi)涵。
對(duì)KOL進(jìn)行約稿，一般都會(huì)找一些與產(chǎn)品匹配度比較高，且參加過(guò)發(fā)布會(huì)的KOL，進(jìn)行各種維度的約稿，讓其以行業(yè)觀察者或用戶的身份對(duì)公司新品進(jìn)行一次宣傳。
四、發(fā)布會(huì)資源落地線
發(fā)布會(huì)資源的落地，主要分為3類，人的準(zhǔn)備、物料的準(zhǔn)備和場(chǎng)地的準(zhǔn)備。
1、人的準(zhǔn)備（3種）
（1）參會(huì)嘉賓的確定，直至嘉賓正常出席發(fā)布會(huì)；
（2）參加此次發(fā)布會(huì)的觀眾，需要從宣傳到報(bào)名結(jié)束，保證此次發(fā)布會(huì)的參與人數(shù)；
（3）活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的工作人員，現(xiàn)場(chǎng)人員的分工，各司其職，保證發(fā)布會(huì)活動(dòng)的順利召開(kāi)。
嘉賓的確定，往往需要在策劃發(fā)布會(huì)環(huán)節(jié)就開(kāi)始對(duì)嘉賓進(jìn)行邀約，并且隨時(shí)確定嘉賓的排期與動(dòng)態(tài)，最好能有專人維護(hù)對(duì)接，直至對(duì)方出席發(fā)布會(huì)現(xiàn)場(chǎng)。因?yàn)橐话愦罂У臅r(shí)間排期都會(huì)比較滿，在一對(duì)一對(duì)接的情況下，首先能與嘉賓保持密切聯(lián)系，顯示主辦方對(duì)活動(dòng)嘉賓的重視。其次也是為了持續(xù)確認(rèn)嘉賓的時(shí)間安排，保證嘉賓按時(shí)到場(chǎng)。發(fā)布會(huì)觀眾的招募，也需要在策劃發(fā)布會(huì)前就開(kāi)始進(jìn)行，且在預(yù)熱期結(jié)束時(shí)，就必須完成發(fā)布會(huì)觀眾的招募工作。按照以往經(jīng)驗(yàn)，招募觀眾的數(shù)量，最好大于實(shí)際現(xiàn)場(chǎng)能容納的參與人數(shù)。因?yàn)楫?dāng)天極有可能部分觀眾因各種原因無(wú)法參加活動(dòng)，即使各位觀眾都按時(shí)到場(chǎng)了，我們也可以營(yíng)造現(xiàn)場(chǎng)一種高朋滿座、人氣爆棚的現(xiàn)場(chǎng)氛圍。發(fā)布會(huì)工作人員的確定，需要在發(fā)布會(huì)預(yù)熱期結(jié)束前確定好。最好列一個(gè)分工事項(xiàng)表和負(fù)責(zé)人聯(lián)系表。將工作職責(zé)分配到人，專人專崗。并且部分工作人員有緊急問(wèn)題時(shí)，隨時(shí)可以聯(lián)系相關(guān)負(fù)責(zé)人，協(xié)助解決。
2、物料的準(zhǔn)備
（1）發(fā)布會(huì)前期的宣傳物料，如之前說(shuō)的邀請(qǐng)函，創(chuàng)意視頻等；
（2）發(fā)布會(huì)當(dāng)天參會(huì)人員的伴手禮以及嘉賓禮物；
因?yàn)檫@些物料都需要一定的制作周期，比如視頻，需要經(jīng)歷腳本文案的確定，拍攝，剪輯，最終成片等過(guò)程。禮品的制作需要經(jīng)過(guò)挑選，打樣，批量制作，運(yùn)送等過(guò)程。每一種物料的確認(rèn)，一般都還需要公司領(lǐng)導(dǎo)的拍板。因此整個(gè)周期非常長(zhǎng)，物料準(zhǔn)備的截止時(shí)間，就是預(yù)熱期結(jié)束時(shí)，也就是說(shuō)，發(fā)布會(huì)前一天，所有的物料，必須全部準(zhǔn)備到位。
3、場(chǎng)地的準(zhǔn)備
（1）策劃發(fā)布會(huì)階段，需要挑選合適的活動(dòng)場(chǎng)地；
（2）發(fā)布會(huì)召開(kāi)前夕，發(fā)布會(huì)現(xiàn)場(chǎng)需要布置完畢。
常見(jiàn)的發(fā)布會(huì)場(chǎng)地，按照人數(shù)規(guī)模不同，一般分為酒店、會(huì)議中心和體育場(chǎng)館。在確定發(fā)布會(huì)場(chǎng)地時(shí)，需要綜合考慮場(chǎng)地的檔次標(biāo)準(zhǔn)、交通條件、人數(shù)規(guī)模、整體價(jià)格、場(chǎng)地排期等因素，挑選出一個(gè)性價(jià)比最合適的場(chǎng)地。在布置發(fā)布會(huì)現(xiàn)場(chǎng)時(shí)，需要提前設(shè)計(jì)布置方案，合理規(guī)劃發(fā)布會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的各個(gè)區(qū)域，包括檢票區(qū)、活動(dòng)會(huì)場(chǎng)、互動(dòng)展示區(qū)等，活動(dòng)會(huì)場(chǎng)又分為領(lǐng)導(dǎo)席、嘉賓席、媒體記者席、普通觀眾席等。還有現(xiàn)場(chǎng)各個(gè)宣傳元素，這些也需要考慮好。
綜上，當(dāng)我們考慮周全并執(zhí)行了一整套的發(fā)布會(huì)籌辦內(nèi)容后，包括3個(gè)核心和兩條線：發(fā)布會(huì)主題、發(fā)布會(huì)當(dāng)天活動(dòng)環(huán)節(jié)和發(fā)布會(huì)嘉賓、發(fā)布會(huì)宣傳線和發(fā)布會(huì)資源落地線。此次發(fā)布會(huì)的籌辦就基本準(zhǔn)備完畢了。仔細(xì)發(fā)現(xiàn)，我們完成由內(nèi)而外，從核心到整體的籌辦工作。這樣的一個(gè)思路，對(duì)除了舉辦發(fā)布會(huì)之外的大型活動(dòng)，也能起到一定的借鑒意義。
上一篇：分析影響會(huì)議氣氛的六大布置元素 廣州活動(dòng)策劃 下一篇：周年店慶活動(dòng)策劃方案怎么寫 廣州晚會(huì)活動(dòng)策劃